*** The Hebrew version will be followed by the English one
" אני פוחדת לשחרר להם לעבוד לבד מול הלקוח כי זה לקוח ענק עם המון עבודה והעובדת היא רק עם ותק של שנתיים בתפקיד. היא עוד לא מספיק מכירה ולא תדע לעשות את זה לבד בלעדיי. מצד שאני אני פוחדת שכשאצא לחופשת לידה הכל יתבלגן מול הלקוח והדברים לא יעבדו כמו שאני מצפה שיעבדו כמו שאני כאן"
- דירקטורית ניהול מוצר
"אני פוחד שאם לא ניתן לו מה שהוא מבקש נאבד אותו והוא נכס לארגון עם הידע והוותק שלו וההכרות שלו עם המוצר על פרטי הפרטים"
- מנהל פיתוח בכיר
"אני מפחד שאם אגיד משהו או אעשה שינוי זה יפגע בקשרים שלי בקהילה"
- מנהל קשרי לקוחות אוכלוסיות מיוחדות, ארגון בריאות, בבואו לפטר עובד שאינו מתפקד לאורך זמן
"אני מפחדת מה המנהל שלי יחשוב עלי אם אבקש עזרה להתמודד עם העומד שיש עלי לקראת סוף שנה" –
- מנהלת בכירה בארגון פיננסי
"אני מפחדת שייקחו ממני סמכויות אם אאבד שליטה על הפרויקט כשמישהו אחר ינהל את הישיבה במקומי"
- מנהלת פרויקטים בחברת טכנולוגיה
"אני מפחד שיפטרו אותי אם אעשה טעות, אני מפחד לעשות טעויות ואני לא מספיק זמן בחברה כדי להיות בטוח שלא אעשה טעויות"
- מנהל בכיר בחברת פיתוח תוכנה
***************************
כחלק מתפקידי בעבודה עם מנהלים מדרג הביניים עד בכיר, אני נתקלת בביטויים שונים ובצורות שונות של הפחד במלוא הדרו בארגונים. אם מצד העובדים המפחדים מהפחדות המנהלים והן מצד מנהלים אשר משתמשים ביטת הפחדה ואיומים על מנת להניע לפעולה ולעודד מוטיבציה. (אציין כי פחד היא אחת השיטות הקיימות לעידוד מוטיבציה והנעה לפעולה אך חשוב לציין כי זו לא השיטה המומלצת.)
פחד במקום העבודה יכול ללבוש צורות רבות ויכול להיות בעל מגוון השפעות שליליות הן על האנשים המעורבים והן על סביבת העבודה הכוללת.
אלו כמה דרכים נפוצות שבהן פחד יכול לבוא לידי ביטוי במקום העבודה:
- עובדים חוששים לדבר או להביע את דעתם מחשש לגמול
- עובדים מפחדים לשאול שאלות או לבקש עזרה מחשש להיתפס כחסרי יכולת
- עובדים מפחדים לעשות טעויות מחשש שייענשו או יקבלו ביקורת
- עובדים מפחדים לקחת סיכונים או לנסות דברים חדשים מחשש לכישלון
- עובדים מפחדים מהבוס או המנהל שלהם, בין אם בגלל ההתנהגות שלהם או בגלל הדינמיקה הכוחנית במקום העבודה
לפחד יכולות להיות מגוון תוצאות שליליות בארגונים:
פחד, או הפחדה, יכולים להוביל לירידה בתפוקה, מכיוון שהעובדים עלולים להיות מודאגים או מוסחים מכדי להתמקד בעבודה שלהם. זה יכול גם להוביל לקבלת החלטות לקויה, מכיוון שאנשים עשויים לקבל החלטות על סמך פחד או מתוך לחץ ולא על בסיס עובדות או היגיון בריא. בנוסף, פחד יכול להוביל לקונפליקטים וסכסוכים בתוך צוותים, מכיוון שאנשים עלולים להפוך להיות הגנתיים או אגרסיביים מדי מתוך ניסיון להגן על עצמם.
לפחד יכולה להיות גם השפעה שלילית על התרבות הכוללת של ארגון. התנהגות תחת השפעת הפחד יכולה ליצור אווירה של חוסר אמון וחשדנות, שיכולה לגרום לעובדים להרגיש פחות מחוברים לעמיתיהם לעבודה ולארגון בכללותו. זה יכול גם להוביל לחוסר חדשנות, מכיוון שאנשים עשויים לפחד מדי לקחת סיכונים או לדבר ולשתף רעיונות חדשים.
כלומר, אם לרגע נסכם, לפחד עלולות להיות מגוון השלכות שליליות בארגונים, כולל ירידה בתפוקה, קבלת החלטות לקויה, קונפליקטים והשפעה שלילית על התרבות. חשוב למנהיגים ומנהלים ראשית לזהות וכמובן גם לטפל בפחד במקום העבודה על מנת ליצור תרבות של אמון ותמיכה ועל מנת לטפח סביבת עבודה בריאה ופרודוקטיבית.
פחד יכול לשמש גם, כאמור, כדי לדכא יצירתיות וחדשנות בתוך ארגון. מנהלים עשויים להשתמש בפחד כדי למנוע מעובדים להציע רעיונות חדשים, או כדי להקשות עליהם לקחת סיכונים. זה יכול למנוע מעובדים להמציא פתרונות חדשניים, מכיוון שהם מפחדים לעשות טעויות או להיכשל. ארגונים יכולים להילחם בפחד במקום העבודה על ידי עידוד עובדים לדבר ולשתף את הרעיונות שלהם, ועל ידי יצירת תרבות של הערכה והכרה עבור אלה שעושים זאת.
לאחר שציינו את האמור לעיל, חשוב לי להדגיש כי פחד יכול לפעמים להוביל להתנהגות טובה בארגונים, שכן אנשים עשויים להיות יותר בעלי מוטיבציה לציית לכללים ולתקנות כדי למנוע השלכות שליליות. לדוגמה, פחד מאובדן מקום העבודה עלול להוביל עובד לעבוד קשה יותר ולהיות מצפוני יותר בעבודתו. באופן דומה, חשש מפגיעה במוניטין של הארגון עלול להוביל אנשים להיות זהירים יותר ומודעים יותר למעשיהם.
בנוסף, לפעמים פחד יכול להיות כלי שימושי בקידום הבטיחות במקום העבודה. לדוגמה, חשש מפציעה או מוות עלול להוביל אנשים לעקוב אחר נהלי בטיחות ולנקוט באמצעי זהירות הדרושים על מנת למנוע תאונות.
אם כך, בסך הכל לפחד יכולות להיות השלכות חיוביות ושליליות בארגונים, וחשוב למנהיגים להשתמש בו בצורה נבונה ובאופן שמקדם התנהגות בריאה וסביבת עבודה חיובית. אנחנו מבינים כי פחד יכול להיות כלי רב עוצמה בארגונים, אבל הוא יכול גם לגרום לבעיות חמורות. כי שנאמר, זה יכול לגרום לעובדים להסס להביע את דעתם ולקבל החלטות מתוך חשש מהשלכות. זה יכול להוביל להתמוטטות האמון והתקשורת בתוך ארגון.
אז מה עושים כאשר מזהים פחד בארגון ומה הדרך להילחם בזה?
כדי להילחם בזה, נצפה מהארגון לעודד עובדים לאתגר זה את הרעיונות ונקודות המבט של זה, ליצור סביבה בטוחה לדיון כנה וליצור מדיניות ברורה לפתרון קונפליקטים.
ארגונים יכולים גם להילחם בפחד במקום העבודה על ידי מתן תהליכים ברורים וחד משמעיים לפתרון קונפליקטים וקבלת החלטות. מנהיגים צריכים להבטיח שהנהלים הוגנים, הגיוניים ומועברים בבירור לכל הצדדים המעורבים. מנהיגים יתבקשו להיות זמינים גם כדי לדון בכל בעיה או אי הסכמה המתעוררים כתוצאה מתהליכים אלה. לבסוף, מנהיגים צריכים להבטיח שההשלכות לא ישפיעו על כלל הצדדים בצורה לא הוגנת, אלא שכל הצדדים יישאו באחריות למעשיהם. גישה זו יכולה לסייע בהפחתת הפחד במקום העבודה ולאפשר לעובדים לקחת סיכונים ולחפש רעיונות חדשים ללא חשש מפגיעה.
על המנהיגים והמנהלים עצמם להתמקד ביצירת סביבה של אמון ושקיפות, מה שיכול לעזור להקל על החרדה בקרב העובדים. בנוסף עליהם ליישם פעילויות לבניית צוות, כגון אירועים חברתיים, תוכניות חונכות ודיונים פתוחים המאפשרים לעובדים להביע את רעיונותיהם ללא חשש משיפוטיות. פעילויות אלו יכולות לעזור לטפח מערכות יחסים חזקות יותר, לקדם שיתוף פעולה ולעודד עובדים להביע את דעותיהם בצורה חופשית יותר. בנוסף, עליהם לספק לעובדים את המשאבים הדרושים להם כדי להצליח, כגון הכשרות רלוונטיות, תוכניות לפיתוח קריירה וסידורי עבודה גמישים, שכן אלה יכולים להגביר את הביטחון של העובדים ולעזור להפחית את כל הפחד הבסיסי שהם חשים.
יצירת סביבה פתוחה ותומכת היא גם חיונית. על ידי הקשבה למשוב העובדים, הצבת יעדים ברורים ומתן הכרה ותגמולים, אשר בעזרתם מנהיגים יכולים לטפח מקום עבודה חיובי ופרודוקטיבי יותר. מנהיגים צריכים גם לקדם פתיחות ודיאלוג בין חברי הצוות ולתת לעובדים הזדמנות לעבוד יחד על מנת לשוחח ולפתור בעיות. בנוסף, יש לספק לעובדים יעדים ברי השגה, אתגרים מתאימים ומנהיגות חזקה כדי להניע אותם ולהעניק להם השראה.
אציין כי יצירת תרבות שיתופית היא המפתח לעידוד יצירתיות, חדשנות ופרודוקטיביות. כמנהלים, עודדו פעילויות בניית צוות ועבודה קבוצתית כדי לשתף רעיונות ולפתח פתרונות. 'צ'ק-אין' באופן קבוע עם העובדים כדי לבקש משוב על ההתקדמות שלהם ולספק להם טיפים ועצות שיעזרו להם לבצע ביצועים טובים יותר. לבסוף, למדו להכיר את החוזקות וההישגים של העובדים ולהשתמש בהם כדי להניע ולתגמל אותם.
כיצד לייצר סביבה בטוחה לעובדים? – על כך במאמר הבא....
****************************
המלצות / Recommendations:
"שירלי נתנה לי כלים אפקטיבים לשיפור העבודה שלי, טכניים ומנטלים, נתנה לי מקום להביע את תחושותיי ללא ביקורתיות ועם הבנה והכלה מלאה, היא ידעה לתת מילים לתחושות שחשתי ולמצבים שלא ידעתי איך להתמודד איתם."
– ע'. מנהלת בכירה בפירמת רו"ח
“Shirley brings great business experience and organizational understanding, enabling her to provide practical tools for dealing with daily managerial and professional dilemmas. On top of her skills and experience, She is a great listener with the nicest approach, making every session with her enjoyable and insightful.”
- T’. Senior Project Manager
"My mentor guided me how to approach different day to day situations that I had difficulties to handle. Once I implemented her techniques, I really saw a change and it helped me a lot."
– M’. Product Manager
“I enjoyed the flexibility of Shirly and that she was a wonderful listner and gave really great tips that I could implement in my work”
– O’. Senior Marketing manager
***************************
לימודי ניהול קרובים - The Management Experience
קורס ניהול עפ"י עקרונות הפסיכולוגיה החיובית, בשיתוף דר' קרן אור חן - לפרטים לחצו כאן.
ליווי ופיתוח מנהלים אישי - לפרטים ויצירת קשר לחצו כאן.
אימון מנהלים בקבוצה - לפתיחת הקבוצה הקרובה לחצו כאן
נוח לכם שאבוא אליכם? לסדנה, לקורס, לאימון מנהלים מותאם ומדויק לצורך שלכם - צרו קשר כאן
***************************
“I am afraid to let her work alone with the client since she has only two years on the job. She does not know well enough yet and she will not be able to do that without me. On the other hand, I am afraid that when I will be on my maternity leave everything will be a mess with this client and things will not happen the way I expect them to be…”
- Product Manager Director
“I am afraid that if we will not give him what he asks for then we will lose him and he is quite an asset to the team and the company, considering his knowledge and familiarity with the product development history and details”
- Senior R&D Manager
“I am afraid that if I wil say something it will harm my community connections and political status”
- Customer relations manager for special communities when he came to fire a non- function employee
“ I am afraid what my manager will think of me if I will ask for his help with handling everything I required to do by the end of this year”
- Senior Manager in a financial organization
I am afraid that they will take my authorities in the project if it will look like I am losing control when someone else is managing the meetings”
- Senior Project Manager
“I am afraid that they will fire me if I will make a mistake. I am afraid to make mistakes and I am not enough time at the company to be sure that I will not make them”
- Senior manager R&D
As part of my job of working with managers (mid management to high level management) I often run into different kind of fear expressions in organizations.
In one hand, they are the employees being frightened by their managers, and in the other hand they are the managers being afraid to express themselves and are sometimes using fear expressions to make their employees work hard and encourage motivation… (I will say that fear is one of the ways to encourage motivation and make your employees work harder but it is not the recommended one).
Fear in the workplace can come in many shapes and can have some negative affection on people and on the working environment/
Here are some of the ways of which fear can come in the working place:
- Employees being afraid to speak up or express their opinions for fear of retribution
- Employees being afraid to ask questions or seek help for fear of being perceived as incompetent
- Employees being afraid to make mistakes for fear of being punished or criticized
- Employees being afraid to take risks or try new things for fear of failure
- Employees being afraid of their boss or manager, either because of their behavior or the power dynamics in the workplace
Fear can bring some negative results to the organization:
Fear or intimidation can lead to decreased productivity, increased stress and burnout, and an unhealthy work environment, since the employees can worry or be distracted in their work. It can lead to make wrong decision since it will be taken based on fear or out of negative pressure and not based on real facts or logic or common sense. In addition fear can lead to conflicts and disputes within teams since people will become defensive or too aggressive trying to protect themselves within the situation at hand.
Fear can also have a negative impact on the overall organizational culture. Fear based behavior can create a distrust and suspicion atmosphere that can cause the employees to become less connected and less engaged to the team and to the company. It can also lead to lack of innovation since people will be too afraid to take risks and/or share new ideas.
So, to summarize, the impact of fear in the organization can include decreased productivity, wrong decision making, conflicts and negative culture impact. Having said that, it will be very important for the leaders of the organization and teams leaders to identify and neglect fear in order to create a culture of trust and support and make a healthy and productive working environment.
We know that sometimes fear is being used by the leaders in order to suppress creativity and innovation thinking within the organization. Leaders and managers are using the fear to prevent employees from suggesting new ideas or to make it hard for them to take risks. Employees that are afraid to fail will not, in that case, suggest or even think of new solutions because of the fear to fail or make mistakes.
Since we have mentioned all of the above, it is important for me to say that fear can sometimes lead to good behavior in the organization, since people may be more obliged to obey the rules and regulations and it will prevent negative consequences. For example, the fear of losing your working place can make the employee work harder and be more conscious at what he does. Similarly, the fear of the fear of harming the reputation of the organization can bring people to be more careful and aware to their actions.
In addition, sometimes the fear can be a very useful in promoting safety in the workplace. For example, the fear of injury or death can make people for the safety instructions and take precautions to prevent accidents.
So after all fear can have positive and negative impact in the organization, and it is important for the leaders q managers to use it wisely and in a way that promotes healthy behavior and a good working environment. We understand the the fear can be a strong and powerful tool in the hands of the managers, but it can also cause some serious issues. As it has already been said, it can cause the employees to hesitate to share their thoughts and make decisions out of being worried from the consequences. It can break the trust and communication within the organization.
So, what can you do when you are the managers, and you identify fear-based outcomes and how can you fight it?
So in order to fight it and to eliminate the phenomenon, we would expect the organization to encourage the employees to challenge each other with new ideas and points of view, and to collaborate towards a safe working environment for honest discussion, and a clear policy of conflicts management.
Organizations can also combat the fear in the working place using clear and unequivocally working processes for conflict solutions and decision making. Leaders will make sure that the procedures are fare, logical and conveyed clearly to all the stake holders and involved employees. leaders will be asked to be available to talk about any issue or problem or disagreement will be raised as a result of these procedures. Finally, leaders will have to make sure that the circumstances will affect every involved equally so that all parts will hold responsibility to their actions. This attitude can assist in fear decrease that will allow the employees to freely take risks and look for new ideas without fear of being hurt.
Trust and transparency environment should be the focus of the company, and that can reduce the anxiety among the employees. In addition, team building activities such as social events open discussions and mentoring programs that will allow the employees to share thoughts and ideas without being worry of judgmental reaction. These kinds of activities can help create strong, healthy relationships and express their thought more freely and safe. Also, we would expect that the organization will provide the employees the required resources to success such as relevant learning and development programs, career development programs and flexible working arrangements, so that all these will help the employees feel safer in their working environment and help them reduce the fear they had in all levels.
Creating an open and supportive environment is essential also in this case. By listening to the employees’ voice, clearer goals and OKR’s/ KPI’s definition and recognitions, those will help the managers cultivate a better production working place. Leaders and managers will make sure that dialogues and open conversations among the team members and a real opportunity of working together to be able to talk and solve real problems together. Also we would expect the managers to agree with the employees on realistic targets and goals to achieve along side with strong inspiring leadership to learn from.
At last, I will point out that creating a collaborative culture is the key to creativity, innovation and productivity. As managers, do encourage activities such as group work and thinking to share. Constant Check-in with your teams to request the feedback on their progress and status and provide advices and tips to help them become peak performers will be just what you will need.
And finally, learn to know their strengths and achievements and use them to progress and grow even more and compensate them.
Want to know more about psychological safety in the working environment? Follow for my next article…..