*** The Hebrew version will be followed by the English one
כבר לפני עשור, חברות גדולות כמו גוגל, מייקרוסופט, IBM ואחרות השכילו להשקיע תקציבי עתק בסביבת העבודה לעובדים, חדרי מנוחה וכושר, מגרשי משחקים ועוד...
אך לא זו סביבת העבודה עליה אני אדבר כאן. סביבת העבודה הבטוחה המתבטאת בתרבות הארגוניתהינה הדרך בה מרגישים העובדים בטוח מספיק על מנת לשתף את דעתם, לקחת חלק פעיל בדיונים ועוד, וזאת מתוך ההבנה לפיה לא ילעגו להם כאשר הם טועים, ולא יצחקו על דבריהם גם כאשר דבריהם שונים מכלל השיח והנאמר בדיון.
המונח המקצועי הנוגע בכך נקרא בעברית: בטיחות פסיכולוגית בעבודה או Psychological safety.
הבטיחות הפסיכולוגית מתייחסת לסביבה שבה אנשים מרגישים בטוחים, כאמור, לבטא את עצמם, לחלוק רעיונות, לקחת סיכונים ללא חשש מהשלכות שליליות. סוג זה של סביבת עבודה מאופיין באמון, כבוד הדדי ותקשורת פתוחה. בטיחות מהסוג הזה חיונית לעבודת צוות ושיתופי פעולה יעילים בין עובדים וצוותים בארגון.
בבואנו להטמיע תרבות ארגונית שכוללת בטיחות פסיכולוגית לעובדים, ראשית עלינו לשאול מהן הפעולות הניתנות לביצוע כחלק מהבסיס היומיומי ברמת הניהול, מהדרג הבכיר בארגון ועד לדרג הנמוך ביותר בארגון (Top – Down). אילו הרגלים וריטואלים עלינו לנטמיע על מנת שהתרבות הארגונית הרצויה תוטמע .
כאמור, יצירת תרבות ארגונית של בטיחות פסיכולוגית בארגון חשובה לקידום תקשורת פתוחה, יצירתיות ופרודוקטיביות בקרב העובדים.
להלן מספר פעולות בסיסיות שיכולות לסייע ביצירת סביבת בטיחות פסיכולוגית בארגון:
• עודדו תקשורת פתוחה: עודדו עובדים לדבר, לשתף את הרעיונות שלהם ולשאול שאלות ללא חשש מהשלכות שליליות. הריטואלים אשר יתמכו בפתיחות מסוג זה הם למשל: ישיבות צוות קבועות, תיבות הצעותהממוקמות אסטרטגית במסדרונות החברה או מתופעלות דיגיטלית (חסוי או גלוי) ומדיניות דלת פתוחה מול המנהלים על כלל רבדיה.
• תרבות ארגונית המעודדת ומוקירה גיוון בכל ההיבטים היא תרבות שמכירה ומעריכה את הרקעים, החוויות ונקודות המבט המגוונות של העובדים. התנהגויות התומכות בגיוון והכרה וקבלת האחר הן התנהגויות המאפשרות בטיחות פסיכולוגית מאחר וכל אחד ימצא את מקומו וירגיש שייך.
• דוגמא אישית הינה תמיד בסיס להתנהגויות אותן נרצה לקדם בארגון. מנהיגים מובילים בארגון יכולים ליצור סביבת בטיחות פסיכולוגית על ידי מודל ההתנהגות שהם רוצים לראות בארגון, כמו גילוי כבוד, ענווה, הקשבה פעילה ולמידה מאחרים. מושג המודלינג הינו מושג חדשני בעל נוכחו משמעותית בעולם החדש. העובדים יחפשו את מי לחקות וכמו מי להתנהג, ואלה יהיו האנשים שהם סומכים עליהם. דפוס התנהגות של מודלינג יכול לשמש כבסיס לסביבה המאפשרת ומקדמת בטיחות פסיכולוגית.
• סביבה של אמון וכבוד תהיה תמיד סביבה שבה אנשים ירגישו בטוחים לומר את דעתם. תרבות של אמון וכבוד שבה העובדים מרגישים מוערכים, מכובדים ונתמכים על ידי עמיתיהם ומנהליהם, היא תרבות מאפשרת אשר תורמת רבות למדיניות שימור העובדים במידה וקיימת כזו בארגון. אמון וכבוד הן ההיפוך לביריונות, אפליה והטרדות למיניהן. לצערי נתקלתי בארגונים שמתחת לפני השטח מנהלים נוהגים בעובדיהם בסגנונות ניהול מיושנים שאינם מקובלים כלל היות הכוללים השפלות, ביזוי והתעמרות. העובדים מצידם, משלל סיבות, מקבלים את ההתנהגות הזו של מנהליהם ולא תמיד מוכנים לשלם את "המחיר" של לקום ולעזוב או פשוט לדווח. לכן, הקפדה על תרבות ארגונית המקדשת אמון וכבוד היא כזו שתייצר סביבה בטיחות פסיכולוגית לעובדי הארגון.
• בקשת עזרה היא לא תמיד האופציה הראשונה בה ישתמש העובד הזקוק לה אבל לא בטוח מה זה יעיד עליו בתפקידו, על אחת כמה וכמה כאשר הוא בדרג ניהולי. ולכן, כארגון שמבקש לסגל לעצמו תרבות ארגונית של בטיחות פסיכולוגית, עליו לספק תמיכה לעובדים ופלטפורמות נגישות לקבלת עזרה. עליו לספק לעובדים את המשאבים והתמיכה הדרושים להם כדי לבצע את עבודתם ביעילות ולהתמודד עם לחץ וחוסר במשאב כלשהו (ידע, זמן וכיו"ב). למשל: גישה לשירותי ייעוץ, תוכניות בריאות ותוכניות סיוע לעובדים, הם חלק מהפתרונות המוצעים לעובדים בארגונים המבקשים לעצמם תרבות ארגונית מסוג זה.
• ניסויים ולמידה הן דרכים נוספות להרגיש בטוח במקום העבודה. עודדו את העובדים לקחת סיכונים ולהתנסות ברעיונות ובדרכי עבודה חדשים, מתוך ידיעה שכישלון הוא הזדמנות ללמוד ולהשתפר. זה יכול להיעשות באמצעות יוזמות שונות כמו האקתונים, חממות חשיבה ופיתוח פנימיות וצוותים בין תפקודיים. קבלת הכישלון כדרך ללמידה לצד מיומנויות של חקר מוקיר ולמידה מהצלחות, שתיהן דרכים שמאפשרות חקר, התנסות ולמידה עבור העובדים בארגון.
והנקודה האחרונה אבל אחת החשובות: מישוב לכל אורך הדרך. אל תחכו למשוב השנתי או אפילו החצי שנתי. משבו את העובדים כל הזמן ובקשו מהם משוב. כאשר תקבלו את המשוב מהעובדים, דאגו לטפל בכל בעיה או קושי שיועלו ועשו זאת בשקיפות על מנת שהעובדים ידעו שהדברים בטיפול.מספר דרכים לתת ולקבל משוב הינן: ישיבות צוות קבועות, סקרי עובדים או סקרי בדיקת דופק. ואל תשכחו להודות על כל משוב שתקבלו. קבלו את המילים וחישבו כיצד ניתן לשנות, ולהיות טובים יותר. בנוסף אציין שיצירת סביבת בטיחות פסיכולוגית היא תהליך מתמשך אשר דורש מאמץ מתמשך, משוב ולמידה מהמנהיגים והעובדים בארגון
****************************
בחברות שונות מועסקים נאמני בטיחות אשר תפקידם לשמור על בטיחותם הפיסית של העובדים. לכולם זה ברור למה זה נדרש. כאן מדובר בבטיחות העובד אך ברובד פעילות שונה. בואו ננסה להבין למה אנחנו צריכים סביבת בטיחות פסיכולוגית בעבודה?
ישנן מספר סיבות לפיהן הבטיחות הפסיכולוגית בסביבת העבודה לא פחות חשובה מהבטיחות המוכרת. מהן? הנה לפניכם:
1. מקדמת תקשורת פתוחה: כאשר עובדים מרגישים בטוחים לדבר ולשתף את הרעיונות שלהם, יש סיכוי גבוה יותר שהם יתרמו לתקשורת פתוחה, שיתוף פעולה ופתרון בעיות בתוך הצוות.
2. מגבירה את היצירתיות והפרודוקטיביות: כאשר העובדים מרגישים בטוחים לקחת סיכונים ולנסות דברים חדשים, יש סיכוי גבוה יותר שהם יהיו יצירתיים ופרודוקטיביים.
3. משפרת את מעורבות העובדים ושביעות הרצון: כאשר עובדים מרגישים שמכבדים אותם, מוערכים ונתמכים, יש סיכוי גבוה יותר שהם יהיו מעורבים בעבודתם ומרוצים מעבודתם.
4. מפחיתה מתח ושחיקה: סביבת עבודה בטוחה ותומכת יכולה לסייע בהפחתת מתח ושחיקה, שהם גורמים עיקריים להיעדרות ותחלופה.
5. מקדמת חדשנות ויכולת הסתגלות: סביבת בטיחות פסיכולוגית מטפחת ניסויים ולמידה, אשר חיוניים ליכולת הארגון להסתגל לשינויים ולהישאר תחרותי בשוק.
6. מעודדת גיוון והכלה: סביבת עבודה בטוחה ותומכת מסייעת בבניית תשתית של תרבות ארגונית שמעריכה גיוון, מה שיכול להוביל לקבלת החלטות טובה יותר ולשיפור הביצועים הארגוניים.
7. משפרת את הלמידה וההתפתחות: כאשר עובדים מרגישים בטוחים לשאול שאלות, ללמוד מאחרים ולחלוק את הניסיון שלהם, זה תורם ליצירת תרבות של למידה ופיתוח שיכולה להועיל לכל הארגון.
ליצירת סביבה בטוחה פסיכולוגית בעבודה יכולה להיות השפעה חיובית הן על רווחת העובדים והן על הביצועים הארגוניים. זהו גורם מכריע ליצירת סביבת עבודה בריאה ופרודוקטיבית, שבה כל אחד יכול לשגשג ולהיות האני הטוב ביותר שלו
תשאלו אותי: אז אם זה כל כך חשוב, למה בכל החברות עדין אין את הבסיס והשיח על הנושא, למה אין מי שאחראי לקדם ולבדוק שאכן התנאים לבטיחות פסיכולוגית מתקיימים? ואף יותר מזה - מהם הסיכונים כשאין סביבה בטוחה פסיכולוגית בעבודה?
ניתן למנות מספר סיכונים הקשורים בהיעדר סביבה בטוחה פסיכולוגית בעבודה. הסיכונים שאמנה מיד הינם קריטיים לרווחת העובד במקום העבודה, ולטווח הארוך יכולים להשפיע על רמת הלחץ והשחיקה של העובד אל מול המאמץ שהעובד משקיע (או לחילופין לא משקיע כלל) בהשמעת הדעה ודירשת ההכרה בנוכחותו במקום העבודה, בדיונים וכיו"ב. לעיתים נראה כי עובדים מופנמים (introverts) אשר מפחדים להשמיע את קולם ושומרים על איפוק מאולץ ושתיקה לאורך זמן, נשחקים אף יותר מהאחרים.
סיכונים כמו הבאים: ירידה במעורבות ובפרודוקטיביות של העובדים - כאשר עובדים מרגישים לא נתמכים, לא מוערכים או מאוימים, הם עלולים להיות מנותקים ולא פרודוקטיביים, מה שעלול להוביל לירידה בביצועים הארגוניים. או לחץ ושחיקה מוגברים: ללא סביבת עבודה בטוחה ותומכת, העובדים עלולים לחוות רמות גבוהות של לחץ ושחיקה, מה שעלול להוביל להיעדרויות ותחלופה מוגברות, וסימטומים התנהגותיים שלחוסר תפקוד או תפקוד לקוי המעידים על כך. או ירידה ביצירתיות ובחדשנות: ללא סביבה בטוחה, כאמור, סביר שהעובדים לא יחלקו רעיונות חדשים ולא ייקחו סיכונים, מה שעלול לחנוק חדשנות ויצירתיות. או תקשורת ושיתופי פעולה חלקיים או שאינם קיימים כלל: ללא תקשורת פתוחה ובטוחה, ייתכן שלעובדים יש סיכוי נמוך יותר לשתף פעולה ולשתף מידע, מה שעלול להוביל לקבלת החלטות לקויה ולחוסר אמון בין חברי הצוות, ואף זליגת המידע הארגוני ולעיתים אף איבוד מידע הכרחי וחשוב. או אובדן כישרונות: ללא סביבת עבודה בטוחה ותומכת, ייתכן שהעובדים יעזבו את הארגון, מה שעלול לגרום לאובדן כישרונות יקרי ערך ולעלויות הכרוכות בגיוס והכשרת עובדים חדשים.
סיכונים מסוג נוסף הינם סיכונים משפטיים: כאשר הטרדה, אפליה או התעמרות אינם מטופלים כראוי (או אף אינם מטופלים כלל), הדבר עלול להוביל לבעיות משפטיות, לתביעות ולפגיעה במוניטין של החברה.
הסיכונים מהסוג האחרון והחמור ביותר מבחינת העובד עצמו השפעה שלילית על בריאותו הנפשית והפיזית של העובד לאורך זמן: ללא סביבה בטוחה, העובדים עלולים לחוות השפעות בריאותיות נפשיות ופיזיות שליליות, כגון דיכאון, חרדה ותסמינים גופניים של מתח, אשר עלולים להוביל גם להיעדרות ולירידה בתפוקה.
יצירת סביבה בטוחה פסיכולוגית חיונית לרווחת העובדים וללא צל של ספק גם להצלחת הארגון. פעולות והרגלים ארגוניים מסוג המצוינים לעיל יתמכו ויבנו תרבות ארגונית של אמון, כבוד ושיתוף פעולה, להוביל לשיפור ביצועים ארגוניים וסביבת עבודה בריאה יותר.
****************************
אז בידי מי יושבת האחריות ליצירת הסביבה הבטוחה הפסיכולוגית במקום העבודה?
יצירת סביבה בטוחה פסיכולוגית במקום העבודה היא אחריות משותפת, המערבת את שדרת הניהול הבכירה בארגון, מנהיגי הארגון והמובילים, מנהלים בכל דרגי הביניים ועובדים כאחד.
השדרה הניהולית בארגון על שלל רבדיה ממלאת תפקיד קריטי ביצירה ותחזוקה של סביבה בטוחה פסיכולוגית על ידי מתן הטון וביסוס הציפיות לאופן שבו עובדים צריכים להתייחס זה לזה, ועיצוב התנהגות זו בעצמם.
ההתנהגויות המבוקשות לצד מיומנויות ניהוליות חדשות התומכות בתרבות זו הן אלה בחלקן:
1. תקשורת ברורה לגבי חשיבות הבטיחות הפסיכולוגית והתפקיד שכולם ממלאים ביצירתה.
2. עידוד תקשורת פתוחה והקשבה אקטיבית לעובדים.
3. להיות שקוף לגבי קבלת החלטות, ומתן משוב קבוע לעובדים לגבי האופן שבו מעריכים את תרומתם.
4. טיפול בכל מקרה של בריונות, הטרדה, אפליה או תגמול במהירות וביעילות.
5. מתן משאבים ותמיכה לעובדים כדי לעזור להם להתמודד עם לחץ ולשפר את רווחתם.
עם זאת, האחריות כאמור אינה רק בידיהם של המנהלים. לעובדים יש גם תפקיד לא פחות חשוב ביצירת סביבה בטוחה פסיכולוגית, אשר בדומה למנהלים דורש מהם את המחויבות לדרך. דרכם לביצוע תכלול פעולות מסוג הבאות לדוגמא:
1. תשומת לב לאופן שבו התנהגותם עשויה להשפיע על עמיתיהם
2. תקשורת גלויה וכנה עם עמיתיהם ומנהליהם, והקשבה פעילה לאחרים.
3. דיבור אם הם רואים התנהגות שאינה עולה בקנה אחד עם סביבה בטוחה פסיכולוגית.
4. תומכים ומכבדים את עמיתיהם, ללא קשר להבדלים ביניהם
5. עזרה ביצירת תרבות שמעריכה למידה, ניסוי והכלה
6. פתיחות למשוב ונכונות לבצע שינויים לשיפור סביבת העבודה.
כפי שכבר נאמר, בניית תשתית של תרבות ארגונית התומכת בסביבת עבודה בטיחותית פסיכולוגית הוא תהליך מתמשך, אשר דורש מאמץ מתמשך והתמדה, משוב ולמידה מכל הצדדים המעורבים.
****************************
אחד הגופים החשובים בארגון אשר יקחו חלק אסטרטגי עם ההנהלה בהובלת התהליך האמור הוא מחלקת משאבי אנוש בארגון. כמנהלי ההון האנושי בארגון והאחראים לו, האחריות להצלחת התהליך תהיה חלק מתפקידם, ועליהם להנגיש את התהליך ולתרגם אותו לשפה היומיומית התואמת את כל אחד מרבדי הארגון.
המחלקה המנהלת את ההון האנושי בארגון ממלאת תפקיד חשוב ביצירה ובשמירה על סביבה בטוחה פסיכולוגית במקום העבודה, ולכן, האחריות הספציפית של משאבי האנוש בהקשר זה עשויה להשתנות בהתאם לארגון.
תפקידה של מחלקה זו בארגון תכלול בד"כ את המשימות הבאות (כמובן שיוגדרו כיעדים הניתנים למדידה עם אבני דרך לבקרת ההתקדמות של הארגון בתהליך):
• פיתוח ויישום מדיניות ונהלים: משאבי אנוש אחראים לפיתוח ויישום מדיניות ונהלים המקדמים סביבה בטוחה פסיכולוגית, כגון מדיניות נגד בריונות, הטרדה, אפליה ונקמה.
• מתן הכשרה והשכלה: משאבי אנוש מספקים הדרכה וחינוך לעובדים בנושאים כמו אינטליגנציה רגשית, גיוון והכלה, וכיצד להתמודד עם קונפליקטים ושיחות קשות.
• טיפול הוגן בתלונות וחקירות: משאבי אנוש אחראים על קבלת, טיפול וחקירה של תלונות על הטרדה, אפליה וסוגים אחרים של התנהגות בלתי מתקבלת על הדעת, ולנקוט בפעולות מתאימות לטיפול בהן.
• קידום מעורבות ורווחת עובדים: משאבי אנוש ממלאים תפקיד מפתח בקידום מעורבות ורווחה של עובדים על ידי יצירה ויישום של תוכניות ויוזמות התומכות בבריאות הנפשית והפיזית של העובדים, כגון תוכניות סיוע לעובדים ותוכניות בריאות לעובדים.
• הערכה ושיפור התרבות הארגונית: משאבי אנוש יכולים גם לעזור להעריך את התרבות הארגונית ולזהות אזורים שבהם ניתן לבצע שיפורים כדי ליצור סביבה בטוחה יותר פסיכולוגית. הם יכולים גם לסייע ביישום שינויים המטפחים תרבות של אמון, כבוד ושיתוף פעולה.
• חשיבות פעילות הגישור כיחידה המקשרת בין העובדים להנהלה: משאבי אנוש משמשים כגורם מקשר בין העובדים להנהלה, הפועל על מנת להבטיח שהחששות והמשובים של כולם יישמעו ויטופלו. הם יכולים לעזור לגשר על פערי תקשורת וליצור סביבת עבודה פתוחה ומכילה יותר.
• העצמת עובדים: משאבי אנוש יכול להעצים עובדים על ידי יצירת הזדמנויות לפיתוח, קידום שקיפות ויצירת תוכניות שנותנות לעובדים קול בארגון.
לסיכום, מחלקת ההון האנושי ממלאת תפקיד קריטי בהבטחה שבארגון קימות מדיניות ופרקטיקות שיוצרות ותומכות בסביבה בטוחה פסיכולוגית. הם עוזרים ליצור תרבות שמעריכה גיוון, הכלה ורווחה, ויכולות לעזור לטפל ולפתור בעיות כשהן מתעוררות, ולקדם סביבת עבודה חיובית ופרודוקטיבית.
****************************
המלצות / Recommendations:
“The coaching experience with Shirley was truly exceptional. The chemistry between us was outstanding, and her ability to effectively communicate and understand my needs as a student was paramount to my progress and motivation. I felt completely at ease with Shirley and trusted her completely, which made the learning experience all the more enjoyable. I highly recommend her as a coach to anyone looking to improve and grow in their field.”
- Omri Leuenger, Infrastructure and QA Automation manager, Fireblocks
"שירלי נתנה לי כלים אפקטיבים לשיפור העבודה שלי, טכניים ומנטלים, נתנה לי מקום להביע את תחושותיי ללא ביקורתיות ועם הבנה והכלה מלאה, היא ידעה לתת מילים לתחושות שחשתי ולמצבים שלא ידעתי איך להתמודד איתם."
– ע'. מנהלת בכירה בפירמת רו"ח
“Shirley brings great business experience and organizational understanding, enabling her to provide practical tools for dealing with daily managerial and professional dilemmas. On top of her skills and experience, She is a great listener with the nicest approach, making every session with her enjoyable and insightful.”
- T’. Senior Project Manager
"My mentor guided me how to approach different day to day situations that I had difficulties to handle. Once I implemented her techniques, I really saw a change and it helped me a lot."
– M’. Product Manager
“I enjoyed the flexibility of Shirly and that she was a wonderful listner and gave really great tips that I could implement in my work”
– O’. Senior Marketing manager
***************************
לימודי ניהול קרובים - The Management Experience
קורס ניהול עפ"י עקרונות הפסיכולוגיה החיובית, בשיתוף דר' קרן אור חן - לפרטים לחצו כאן.
ליווי ופיתוח מנהלים אישי - לפרטים ויצירת קשר לחצו כאן.
אימון מנהלים בקבוצה - לפתיחת הקבוצה הקרובה לחצו כאן
נוח לכם שאבוא אליכם? לסדנה, לקורס, לאימון מנהלים מותאם ומדויק לצורך שלכם - צרו קשר כאן
או שפשוט תתקשרו ל 054-6476007 or just call me at
***************************
Already a decade ago, large companies such as Google, Microsoft, IBM and others, were smart enough to invest large amount of money in building the right working environment to the employees, including video games, leisure areas, gym’s and so on….
But this is not the working environment I will speak about here.
The safe working environment that is being acted as part of the organizational culture, is where the employees will feel safe enough to express their opinions and feelings, to take an active part in discussions etc… and all this with the understanding of not being laughed at or mocked at when they are saying something wrong or different then what other’s are saying or thinking.
The professional expression for that is: Psychological safety in the working environment.
The psychological safety will take place where the people will feel safe enough to express themselves, to share ideas and to take risks without being afraid of negative outcomes. This type of working environment is being characterized by trust, mutual respect and open and honest communication. That kind of safety is essential to the team work and cooperations between employees and teams in the organization.
When we want to implement and organizational culture that includes psychological safety environment for the employees, first we have to ask what are the actions that can support and expected to be performed as part of the day-to-day actions, those that can be managed and be controlled and measured by the managers from the top level managers to first level managers in the organization. (Top – Down). Which are the habits and rituals we need to implement in order for us to implement and build the requested organizational culture?
As was said already, implementing a psychological safety culture in important to promote open and honest communication, as well as creativity and productivity among the employees and the whole organization.
Here are some of the basic activities that will promote the psychological safety environment in the organization:
· Encourage open communication: encourage employees to speak to each other openly, to share their ideas and to ask questions without being afraid of the negative outcomes. The rituals that will support openness of that kind are for example: team meetings, suggestions box that will be strategically located in the company’s corridor or digitaly operated, and open door policy for reaching out to all management levels.
· Organizational culture that encourages and cherished diversity at all aspects is a culture that appreciates all backgrounds, life experiences and different point of views of the employees. Behaviors that will support diversity, acknowledgement and accepting the other are behaviors that will allow the psychological safety environment to let each and every employee to feel belong and find his right place.
· Personal example is always the right basis for behaviors of which we would like to promot in the organization. Leaders can create a psychological safety environment by the behaviors model of which they would like to see, such as respect each other, modesty, active listening and peer learning. Leadership modeling is an innovative expression with significant presence in the new world of management. The employees will look after the leader to look up to and imitate, and these will be the managers that they can trust. Modeling behavior can be used as a base to an allowing environment and as a psychological safety promoter in the organization.
· An environment of trust and mutual respect will always be an environment of which people will feel safe to express their thoughts. This will be an indicator of a culture in which people will feel appreciated and respected and supported by their managers and colleagues. This type of a culture that will contribute to the employee retention program if there is one. Trust and respect are the exact opposite for bulling discrimination and all kind of harassments. Unfortunately I have seen quite a few organizations in which managers are taking old fashion ways to encourages employees to move into action, that includes harassing their employees and discriminating them under the surface. The employees on their side, for several reasons, except this behavior by their managers, and not always willing to pay the price of reporting and/or leaving the company. That is why irritation of the trust and respect type of organizational culture is the one that will create the psychological safety environment for the employees.
· Asking for help is not always the first option of which the employee will use, being afraid or not sure of his image in the eyes of his employers, especially when he is a manager. That is why, as an organization that requests for him self the PS culture, it should supply the right platforms of getting help. It should supply the resources and support they need in order for them to be able to perform at their best efficiently and have the right solution when their lack of any resource such as time, knowledge etc.… a suitable solution can be consulting services, health program and employee assistance programs of any kind, and these are just part of the solutions suggested to the employees in those organizations.
· Experimenting exploring and learning are other ways to feel safe in your working place. Encourage the employees to take risks and try new ideas and new practices, out of knowing that failure is the opportunity to become excellent of what you do. This can be done by initiatives such as hackathons, thinking tanks, and development of Cross functional teams. Accepting the failure as a way of learning new things, aside with ‘cherished research’ and learning from succeeding abilities, are both ways that will allow research, experimenting and learning for the employees.
The last but more important point is consistent settlement. Do not wait for the yearly or midyear evaluation process. Give your feedback all the time and request it from your employees. When you will get your feedback from your employees make sure to take care of every issue that comes up and do it transparently so that your employees will know that you are taking care of it. Few ways to do that are: constant regular team meetings, polls, and check-ups. Do not forget to be thankful of any feedback you will get. Accept the words and think about what and how things can be changed for the better. How can you be better managers.
In addition, please note that creating a PS environment ans a long process that lasts time and requires effort, feedbacks and learning along the way from all people in the organization.
****************************
In several companies I know there are safety trustees. Their job is to make sure that all safety regulations are implemented and that all employees are safe in their working environment. Everyone understands why is it required. Here we are talking about the employee’s safetyness but in a different level.
Let’s try to understand why do we need a PS environment for?
There are several reasons of which the PS in the working environment is as much safe as the regular safety regulation in the working place. Here are some of them:
1. It promotes open communication. When employees will feel safer to speak about and share their ideas and thoughts, there is a high chance that it will contribute to the overall conversation in the organization, and to the cooperation and problem solving within the team.
2. It accelerates the creativity and productivity. When the employees will feel safe to take risks and try new things with the support of their manager, there is a very high chance that they will be more creative and more productive.
3. It improves the employee’s engagement and satisfaction. When the employees feel that they are being respected, appreciated and supported, there is a higher chance that they will be more involved and satisfied with their job.
4. It reduces tension and grinding. A safe and supportive working environment can assist with reducing the stress and tension among the employees which are the most significant issues that causes absences and turnovers.
5. It accelerates innovation and the ability to adjust. PS environment promotes experiments and learning, which are crucial for the organization’s abilities to adjust to changes and stay competitive in the market.
6. It encourages diversity and acceptance. A safe working place supports building the infrastructure of the a diversity appreciated organizational culture, what can lead to better decision making and better organizational performance overall.
7. It improves the learning and development. When employees feel safe to ask questions, to learn from others and to share their experience, it contributes to build a culture of peer learning, and development that will assist the whole company at all positions.
Creating a PS environment can positively affect employees’ welfare, and also the organizational performance measurements. It is a crucial and essential cause for creating a healthy and productive environment, in which every one can thrive and make achievements.
So, now you can ask me: if it is so important, then why not all companies has this culture of PS at hand? Why isn’t there any one responsible to promote this issue and make sure that all behaviors mentioned above takes place? or even more – what are the risks our company is taking for not having the definition and culture of PS environment?
I can now count few risks related to the absence of PS environment. The risks I will now mention are critical for the employee welfare in the working place, and for the long-run can affect the level of tension, stress and burnout VS the effort that the employee invests (or not investing at all) in making his voice sounds wanting the acknowledgement in the working place, wanted to be seen. Sometimes it seems like introvert employees are being afraid of making their voice be sound and keeping themselves silent for too much time, are being burned out even more than the others.
Risks like the following: reduction in engagement, evolvement and productivity of the employees – when the employees feel not supported, not appreciated or threatened, they might be disconnected and not productive, what might even lead to reduction in performance. Increased pressure burnout, tension and stress – without a supportive environment the employees might experience high levels of pressure what might lead to often absences and wanting to change the job more often, not being satisfied of the position he is at, and also some other behavior symptoms of being dysfunctional. Reduction of creativity and innovation thinking – when there is a lack of safe environment, as I mentioned, it is more likely that the employees will not share new ideas and will not take risks, what might suffocate innovation and creativity. Partial or lack of communication and cooperations – without open and safe communication, there might be less of a chance to cooperate and share knowledge, what might lead to a wrong decision making and distrust in the teams, or even an information leakage or even losing an organizational important privileged knowledge. Loss of talents – without a safe and supportive working environment, the employees may leave the organization, what may cause the loss of valuable talented people and will cost the price of continues recruitment process of new employees.
Another type of risks is legal risks – when harassment, discrimination or maltreatment are not treated right or not treated at all, it can lead to legal problems, to lawsuits and even damage to the company's reputation.
The last and most sever type of risks are the bad influence on the employee’s mental and physical health for the long run. Without the safe working environment’ the employees may experience bad impact such as mental and physical health issues, depression, anxiety and other symptoms of stress, that mat also lead to their consistent absence and decrease in productivity.
Creating a PS environment is essential for the employees’ well fare And without a shadow of a doubt also for the success of the organization. Organizational activities and habits as the one’s mentioned above will always promote the organizational culture of trust, mutual respect and cooperation and will lead to a constant performance improvement and a healthier work environment.
****************************
So, who has the full responsibility for the Organizational culture of PS?
Creating the PS working environment is under a combined responsibility, that involves the high-level management, as well as managers at all levels and the employees.
The highest management level in the organization plays a critical role in creating and maintaining a psychologically safe environment by setting the tone and establishing expectations for how employees should treat each other and shaping this behavior themselves.
The behaviors we would expect to see aside with new management abilities that will support this culture are: התרגו
1. Clear communication regarding the importance of psychological safety and the role that everyone plays in creating it. 2. Encouraging open communication and active listening to employees. 3. Being transparent about decision-making and providing regular feedback to employees about how their contribution is valued. 4. Handling any case of bullying, harassment, discrimination, or retaliation quickly and efficiently. 5. Providing resources and support to employees to help them cope with stress and improve their well-being.
However, the said responsibility is not only in the hands of the managers. Employees also have an equally important role in creating a PS environment, which, like managers, requires their commitment to the way. Their way of doing it will include the following types of actions, for example:
1. Attention to how their behavior may affect their colleagues
2. Open and honest communication with their colleagues and managers, and active listening to others.
3. Speaking up if they see behavior that is inconsistent with a psychologically safe environment.
4. Support and respect their colleagues, regardless of their differences
5. Help create a culture that values learning, experimentation and inclusion
6. Openness to feedback and willingness to make changes to improve the work environment.
As already stated, building an infrastructure of an organizational culture that supports a psychological safety work environment is an ongoing process, which requires continuous effort and persistence, feedback and learning from all involved parties.
****************************
One of the important departments in the organization that will take a strategic part with the management in leading the process is the human resources department in the organization. As the managers of the human capital in the organization and those responsible for it, the responsibility for the success of the process will be part of their job, and they must make the process accessible and translate it into the everyday language that corresponds to each of the layers of the organization.
The HR managers in the organization plays an important role in creating and maintaining a PS environment in the workplace, therefore, the specific responsibility of human resources in this regard may depending on the organization.
The role of HR in the organization will usually include the following tasks (of course, which will be defined as measurable goals with milestones to control the organization's progress in the process):
• Development and implementation of policies and procedures: Human resources is responsible for the development and implementation of policies and procedures that promote a PS environment, such as policies against bullying, harassment, discrimination and retaliation.
• Providing training and education: HR provides training and education to employees on topics such as emotional intelligence, diversity, and inclusion, and how to handle conflicts and difficult conversations.
• Fair handling of complaints and investigations: Human resources are responsible for receiving, handling, and investigating complaints about harassment, discrimination and other types of unacceptable behavior, and taking appropriate actions to handle them.
• Promoting employee engagement and well-being: Human resources play a key role in promoting employee engagement and well-being by creating and implementing programs and initiatives that support the mental and physical health of employees, such as employee assistance programs and employee health programs.
• Assessing and improving organizational culture: HR can also help assess organizational culture and identify areas where improvements can be made to create a psychologically safer environment. They can also help implement changes that foster a culture of trust, respect, and collaboration.
• The importance of the mediation activity as a unit that connects the employees to the management: Human resources serves as a connecting factor between the employees and the management, working to ensure that everyone's concerns and feedback are heard and addressed. They can help bridge communication gaps and create a more open and inclusive work environment.
• Empowering employees: HR can empower employees by creating opportunities for development, promoting transparency, and creating programs that give employees a voice in the organization.
In conclusion, the human capital department plays a critical role in ensuring that the organization has policies and practices that create and support a psychologically safe environment. They help create a culture that values diversity, inclusion, and well-being, and can help address and resolve issues as they arise, promoting a positive and productive work environment.